Thực hành trình tự tự động 7 email: cách viết từng email, thời điểm gửi và tháo dỡ cấu trúc với tỷ lệ chuyển đổi cao nhất

Chuỗi emailTự động hóa tiếp thịthư chào mừngTối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổiTiếp thị SME

Bài viết này là một bài viết chuyên sâu trong loạt bài “Hướng dẫn đầy đủ về tiếp thị qua email: Tại sao ROI vẫn còn $36:$1, 5 lý do tại sao các kênh khác không thể làm được”.

Một nhà điều hành Đài Loan bán các khóa đào tạo và giáo dục doanh nghiệp đã mở rộng chuỗi chào mừng email từ 1 lên 7 và tỷ lệ chốt đơn tăng từ 2,3% lên 8,7% sau 30 ngày. Anh ấy không thay đổi quảng cáo, sản phẩm hoặc giá cả. Điều duy nhất anh ấy thay đổi là “quy trình theo dõi sau khi đăng ký”.

Khoảng cách này không phải là phép thuật, nó là vấn đề về thiết kế trình tự.

Hầu hết các thương hiệu chỉ gửi thư chào mừng, nói “Cảm ơn bạn đã đăng ký, đây là tài nguyên của bạn” và sau đó chờ bản tin tiếp theo. Tuy nhiên, trong 48 giờ đầu tiên sau khi người đăng ký tham gia danh sách, họ quan tâm và sẵn sàng mở thư nhất. Bạn chỉ sử dụng cửa sổ này cho một chữ cái và cơ hội còn lại sẽ bị lãng phí.

Bài viết này sẽ chia nhỏ trình tự 7 email, mục đích của từng lá thư là gì, viết như thế nào, khi nào gửi và cấu trúc nào quyết định tỷ lệ chuyển đổi.

Tại sao lại là 7 chữ cái mà không phải 3 hay 10?

7 chữ cái là sự cân bằng giữa “quá ít điểm chạm” và “khó chịu”.

Dữ liệu từ Campaign Monitor cho thấy độ dài tối ưu của chuỗi chào mừng là 4 đến 8 email. Nếu có ít hơn 4 email thì không đủ thời gian để xác lập thương hiệu. Người đăng ký được yêu cầu mua trước khi họ hình thành nhận thức rằng “thương hiệu này đáng tin cậy”. Tỷ lệ chuyển đổi thường rất thấp. Trong thời gian đầu, cứ 2 đến 3 ngày lại nhận được hơn 8 lá thư và tỷ lệ hủy đăng ký bắt đầu tăng lên.

Dòng thời gian của 7 bức thư xấp xỉ từ ngày 0 đến ngày 21 sau khi đăng ký, bao gồm toàn bộ hành trình tâm lý của “kiến thức → tin cậy → hiểu biết → ra quyết định”.

Thư 1: Thư chào mừng (ngay sau khi đăng ký, chậm nhất trong vòng 1 giờ)

Tỷ lệ mở thư chào mừng thường là 50% đến 60%, cao nhất trong toàn bộ chuỗi. Bạn chỉ có một cơ hội để phát biểu khi người đăng ký của bạn quan tâm nhất và bức thư này không thể lãng phí.

Danh sách việc cần làm trong thư chào mừng:

Công thức dòng chủ đề: “[tên tài nguyên] của bạn ở đây + thêm một điều bạn cần biết”

Ví dụ: “Mẫu bài đăng trên mạng xã hội của bạn ở đây + cách sử dụng mà bạn có thể chưa từng nghĩ tới.”

Độ dài của thư chào mừng nên được giới hạn ở mức 150 ~ 250 từ. Đừng nói quá nhiều trong email đầu tiên, bởi nhiệm vụ quan trọng nhất của người đăng ký lúc này là “nhận được những gì mình đã hứa” chứ không phải đọc một bài viết dài.

Cuối cùng, thêm một CTA ít ma sát: “Trả lời và cho tôi biết thách thức lớn nhất của bạn là gì” hoặc “Hãy đưa lá thư này vào danh sách trắng để đảm bảo bạn không bỏ lỡ phần còn lại.”

Thư 2: Thư giá trị (Ngày 2, ngày thứ 2 sau khi đăng ký)

Thư 2 có một mục đích: chứng minh rằng bạn xứng đáng được mở ra.

Bạn không nên bán bất cứ thứ gì cho đến khi người đăng ký đã tạo dựng được niềm tin vào bạn. Bức thư này sẽ cung cấp cho anh ấy thứ gì đó “mà anh ấy có thể sử dụng ngay lập tức” để anh ấy có thể đưa ra nhận định về hoàn cảnh của mình trong vòng 5 phút sau khi đọc lá thư.

Các định dạng hiệu quả nhất là “khuôn khổ 3 bước” hoặc “X cách bạn có thể không biết” vì định dạng này cho phép người đọc nhận được giá trị mà không phải chịu quá nhiều chi phí nhận thức.

Công thức dòng chủ đề: “[số] + [chủ đề] + [cam kết thời gian]”

Ví dụ: “3 cách để tăng tỷ lệ mở email của bạn lên 20% trước tuần tới”

Cấu trúc nội dung:

Thư 3: Thư kể chuyện (Ngày 4, ngày thứ 4 sau khi đăng ký)

Chữ cái thứ ba sẽ làm giảm “khoảng cách thương hiệu”.

Trước khi đưa ra quyết định mua hàng, mọi người cần tin rằng bạn là người thực sự và đáng tin cậy. Chức năng của một bức thư kể chuyện là đưa người đọc từ “Đây là một thương hiệu đang nói chuyện với tôi” đến “Người này dường như thực sự hiểu vấn đề của tôi”.

Câu chuyện hiệu quả nhất không phải là câu chuyện “Tôi rất thành công” mà là câu chuyện “Tôi cũng đã dẫm phải những cạm bẫy mà bạn đang giẫm phải bây giờ”.

Cấu trúc thư kể chuyện:

Công thức dòng chủ đề: “Cái hố [vấn đề] mà tôi đã bước vào và cách tôi thoát ra khỏi nó.”

Thư 4: Thư giảng dạy (Ngày 7, 7 ngày sau khi đăng ký)

Chữ cái thứ tư là chữ cái “chuyên nghiệp nhất” trong toàn bộ chuỗi.

Đến ngày thứ 7, những người đăng ký đã đọc 3 bức thư của bạn sẽ có ấn tượng cơ bản về thương hiệu của bạn. Bây giờ là lúc bạn thể hiện chiều sâu chuyên môn của mình và để anh ấy cảm nhận rằng “người này không chỉ nói suông, anh ấy thực sự hiểu lĩnh vực này”.

Định dạng nội dung phù hợp nhất:

Công thức dòng chủ đề: “Tại sao [thông lệ] không hiệu quả (và điều gì đã xảy ra)”

Ví dụ: “Tại sao thư chào mừng của bạn không dẫn đến mua hàng (và thiết kế nào thực sự dẫn đến chuyển đổi)”

Độ dài của thư dạy có thể dài hơn một chút so với các chữ trước, 300 ~ 400 từ. Đến ngày thứ 7, người đọc đã hình thành thói quen mở thư và sẵn sàng đọc nội dung dài hơn.

Thư 5: Thư trường hợp (Ngày 10, ngày thứ 10 sau khi đăng ký)

Chữ cái thứ 5 là liên kết “bằng chứng xã hội” của toàn bộ chuỗi.

Bốn lá thư đầu tiên của bạn đã tạo dựng được lòng tin và cảm giác chuyên nghiệp, nhưng vẫn còn một câu hỏi chưa được giải đáp trong đầu người đọc: “Phương pháp này có thực sự hiệu quả với người khác không? Nó có hiệu quả với những người ở hoàn cảnh của tôi không?”

Thư xin việc sẽ trả lời câu hỏi này.

Định dạng chữ hoa chữ thường hiệu quả nhất là định dạng ba đoạn “trước → sau → như thế nào”:

“Khách hàng A là một công ty tư vấn thực phẩm gồm 8 người. Danh sách email của họ có 2.200 người, nhưng tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng trực tiếp trên mỗi email chưa đến 1%. Chúng tôi đã giúp anh ấy thiết kế chuỗi chào mừng gồm 7 email cộng với 3 chuỗi kích hoạt hành vi. Sau 3 tháng, các đơn hàng gửi trực tiếp qua email chiếm 38% tổng đơn hàng và anh ấy chỉ mất 4 giờ để duy trì hệ thống mỗi tháng.”

Hãy chú ý đến một số chi tiết:

Thư 6: Thư mời (Ngày 14, ngày thứ 14 sau khi đăng ký)

Chữ cái thứ 6 là “động thái bán hàng” thực sự đầu tiên trong toàn bộ chuỗi.

Đến ngày thứ 14, bạn đã mang lại cho người đăng ký đủ giá trị và tạo đủ niềm tin. Bây giờ là lúc đưa ra “lời mời bước tiếp theo” hợp pháp.

Nguyên tắc viết thư mời là: rõ ràng, ít áp lực và chỉ làm một việc.

Bạn chỉ có thể đặt một CTA trong bức thư này. Đừng nói “Bạn có thể đặt lịch hẹn để được tư vấn, bạn cũng có thể xem trang giải pháp của chúng tôi hoặc bạn có thể tham gia cộng đồng trước.” Điều này sẽ khiến người đọc bối rối không biết phải làm gì và cuối cùng không làm được.

Chọn một CTA và làm rõ:

Công thức dòng chủ đề: “[Lời mời cụ thể] + [Tại sao lại là bây giờ]”

Ví dụ: “Nếu bạn muốn tăng gấp đôi tỷ lệ chuyển đổi danh sách của mình thì đây là bước tiếp theo”

Độ dài của thư mời nên giới hạn ở mức 200 ~ 300 từ. Thay vì giải thích lại tất cả lợi ích trong bức thư này, hãy giả định rằng người đọc đã đọc 5 chữ cái đầu tiên và biết bạn có thể làm gì. Bạn chỉ cần nói với anh ấy “điều gì tiếp theo”.

Thư 7: Thư có thời hạn (Ngày 21, ngày thứ 21 sau khi đăng ký)

Chữ 7 là phần cuối của dãy và là “bộ lọc”.

Đến ngày thứ 21, những người đăng ký vẫn mở email là những người có giá trị nhất trong danh sách của bạn. Việc họ đã đọc 6 email của bạn và chưa hủy đăng ký có nghĩa là họ vẫn tiếp tục quan tâm đến nội dung của bạn.

Mục đích của một lá thư giới hạn thời gian là cung cấp cho “những người đang gặp khó khăn” một lý do cụ thể để hành động.

Cấu trúc thư giới hạn thời gian hiệu quả nhất:

Công thức dòng chủ đề: “[số] [tài nguyên/địa điểm/cơ hội] cuối cùng”

Đừng tạo ra cảm giác cấp bách giả tạo bằng những lá thư có giới hạn thời gian. Người đọc có thể cảm nhận được ràng buộc nào là thực tế và áp lực nào là giả tạo. Giới hạn thực (thực sự chỉ có 5 chỗ, thực sự là đến cuối tháng) là hợp lệ, thời hạn giả chỉ làm tổn hại đến niềm tin.

7. Tối ưu hóa thời gian gửi chuỗi gói

Ngoài nội dung của từng bức thư, thời gian gửi cũng ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ mở.

Theo Báo cáo tiếp thị qua email GetResponse 2024:

Nhưng “thời gian tốt nhất trung bình” không bằng thời gian tốt nhất của khán giả. Nếu người đăng ký của bạn là chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, sáng thứ Hai có thể tốt hơn thứ Ba vì họ lập kế hoạch hàng tuần vào sáng thứ Hai. Nếu người đăng ký của bạn là người tiêu dùng B2C thì tối thứ Năm có lẽ sẽ tốt hơn sáng thứ Ba.

Bạn nên sử dụng thử nghiệm A/B để tìm khoảng thời gian tốt nhất cho khán giả của mình sau khi trình tự đã chạy được 3 tháng và có đủ dữ liệu. Cho đến lúc đó, việc sử dụng “Thứ Ba hoặc Thứ Năm lúc 9 giờ sáng” làm mặc định là điểm khởi đầu an toàn.

3 chi tiết giúp tăng gấp đôi tỷ lệ chuyển đổi trình tự của bạn

Chi tiết 1: Độ dài của dòng chủ đề phải được kiểm soát trong vòng 40 ký tự. Dữ liệu từ Mailchimp cho thấy dòng chủ đề dưới 40 ký tự có tỷ lệ mở cao hơn từ 15% đến 20% so với dòng chủ đề trên 60 ký tự. Chỉ 40 ký tự đầu tiên được hiển thị trong hộp thư đến trên thiết bị di động và mọi ký tự bổ sung đều bị cắt bớt.

Chi tiết 2: Mỗi chữ trong 3 chữ đầu đặt ra một câu hỏi, yêu cầu người đọc trả lời. Điều này cho phép địa chỉ email của bạn lọt vào danh sách “liên hệ” của người đọc, cải thiện tốc độ gửi hộp thư đến của các email tiếp theo (và tránh bị đánh giá là email quảng cáo).

Chi tiết thứ ba: CTA ở chữ cái 6 và 7 sử dụng liên kết văn bản thay vì nút. Các nghiên cứu cho thấy trên thiết bị di động, các siêu liên kết chỉ có văn bản đôi khi có tỷ lệ nhấp cao hơn các nút đồ họa vì chúng trông giống một bức thư cá nhân trực tiếp hơn là một email tiếp thị.

Khi tạo chuỗi, bạn nên sử dụng ConvertKit (phù hợp với người sáng tạo nội dung) hoặc ActiveCampaign (yêu cầu logic kích hoạt hành vi hoàn chỉnh hơn). Cả hai đều có giao diện kéo và thả để thiết kế quy trình tuần tự và không cần mã hóa.

Bắt đầu xây dựng trình tự của bạn

Việc tạo dãy 7 chữ cái không cần thiết phải viết tất cả cùng một lúc. Cách nhanh nhất để bắt đầu là viết chữ cái 1 và 2, lên mạng và để nó chạy trong khi tiếp tục viết những chữ cái tiếp theo.

Điều quan trọng hơn “chuẩn bị sẵn sàng trình tự hoàn chỉnh và sau đó đưa lên mạng” là “bắt đầu trình tự và tối ưu hóa phản hồi dữ liệu”.

Thuê bao của bạn tham gia danh sách ngay hôm nay nhưng bạn vẫn chưa có trình tự để gửi cho anh ấy - chi phí này cao hơn so với việc “lên mạng trước khi trình tự hoàn hảo”.

Giờ đây, danh sách email của bạn có những người đăng ký mới đến mỗi ngày, liệu có con đường rõ ràng nào hướng dẫn họ thực hiện những hành động quan trọng nhất đối với bạn không?

Nếu không, đây là điều tốt nhất để bạn dành thời gian cho nó. Nếu bạn muốn biết cách tích hợp chuỗi Email vào quy trình tự động hóa AI, vui lòng xem Trang dịch vụ AICycle.

Đọc thêm